VĂN HÓA GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI NHẬT TRONG KINH DOANH

Nhật Bản là một xã hội theo đẳng cấp dọc, vì thế mà Nhật Bản không có quan niệm về sự “bình đẳng”, các mối quan hệ của Nhật theo khuynh hướng người trên kẻ dưới, người chủ hoặc sếp được ví như cha mẹ và nhân viên được xem như con cái trong gia đình. Lòng trung thành được coi như là một phẩm chất rất cao quý, phải tuân theo kỷ luật trong công ty và tôn trọng cấp trên. Khi muốn thiết lập mối quan hệ thì họ cần biết rõ cấp bậc của người ấy để cư xử cho đúng phép tắc, vì thế họ cần trao đổi danh thiếp.

Với nền kinh tế lớn nhất Châu Á và thứ hai thế giới, Nhật Bản đang là thị trường đầy tiềm năng cho các doanh nghiệp Việt Nam và cung ứng nhân lực xuất khẩu lao động. Do vậy, việc nắm rõ văn hóa giao tiếp và tích cách kinh doanh của người Nhật sẽ giúp các doanh nghiệp Việt Nam giao tiếp và kinh doanh thành công giống họ. Vì vậy khi giao tiếp với các doanh nghiệp Nhật, ta phải nắm rõ bản sắc văn hóa của họ.

1.Đặc điểm nổi bật là khi làm việc với các doanh nhân người Nhật là giữ chữ tín, giữ lời hứa dù là những việc nhỏ nhất.

Người Nhật rất nguyên tắc vế thời gian và sự cam kết. Khi người Nhật hứa làm xong việc vào đúng thời gian này, thì chắc chắn họ sẽ thực hiện đúng thời gian và đảm bảo chất lượng và không rộng lượng, dễ bỏ qua lỗi lầm cho người khác khi sai hẹn. Vì họ coi trọng ấn tượng của lần đầu tiên gặp mặt nên nếu doanh nghiệp Việt Nam không thực hiện được lới hứa thì việc đầu tiên là phải xin lỗi, cho dù bất cứ lý do gì. Sau đó tìm cơ hội thích hợp để giải thích.

2.Trao đổi thông tin, đàm phán rất lâu và kĩ, làm việc rất máy móc

Cho dù là công ty thương mại đơn thuần, trong đại đa số trường hợp, khách hàng Nhật Bản vẫn yêu cầu đối tác làm ăn đưa tới tận nơi sản xuất để tận mắt chứng kiến tổ chức, năng lực sản xuất của bạn hay các đối tác sản xuất hàng cho bạn. Nhưng khi bắt đầu chính thức thì các công ty Nhật nổi tiếng là ổn định và trung thành với bạn hàng.

3.Thời gian đặt hàng thử, số lượng nhỏ kéo dài rất lâu

Đây cũng là sự thử thách của doanh nghiệp Việt Nam, khi đứng trước các đơn đặt hàng với số lượng ít làm cho doanh nghiệp phía Việt Nam thiếu kiên trì không nhiệt tình trong giao tiếp dẫn đến mất khách hàng trong tương lai. Vì vậy khi làm ăn hợp tác với doanh nghiệp Nhật cần tính kiên trì và tin tưởng trong làm ăn sẽ vượt qua được thử thách mang lại niềm tin và sự hợp tác lâu dài từ phía đối phương.

4.Người Nhật rất coi trọng việc gặp mặt trước khi hợp tác và rất chu đáo trong việc chăm sóc khách hàng.

· Làm quen: bắt đầu từ những cuộc gặp gỡ đầu tiên, thời gian này không nên hấp tấp. Vị trí ngồi cũng như cách giới thiệu phụ thuộc vào cấp bậc từ cao đến thấp. Sau cuộc gặp này, họ thường mời bạn dùng cơm tối với họ đây cũng là cách xây dựng mối quan hệ thân mật hơn.

· Thu thập thông tin: hãy đề cho người cấp cao nhất và trợ lý ông ta đề cập đến mục đích gặp, đây cũng là dấu hiệu của cuộc thương thảo sắp bắt đầu. Chúng ta thu thập thông tin từ đối tác và chuẩn bị thật chi tiết cho đề nghị của mình, nên sẵn sàng trả lời những câu hỏi từ phía họ. Người Nhật không ra quyết định cho lần gặp này.

· Đùa cợt không được chấp nhận trong thương lượng: rất nghiêm túc trong công việc nên họ không bao giờ đùa giỡn khi chưa chứng tỏ đươcj năng lực của mình. Họ chỉ đùa giỡn sau khi hoàn thành xong công việc hay sau giờ làm việc.

· Thỏa thuận miệng: người Nhật tin vào thỏa thuận bằng miệng và đối với những hợp đồng chuẩn bị chi tiết sẽ gây mất lòng tin từ hai phía, sự tranh chấp được coi là giảm đi sự hòa thuận.

· Các thương nhân người Nhật rất thích chụp ảnh trong các buổi hội đàm, nhất là dưới hình thức quốc huy, quốc kì và lãnh tụ của các nước sở tại. Và đối với việc mời ăn, đón, tiễn sân bay sẽ gây được thiện cảm tốt, đặc biệt chú ý trong bữa ăn mời khách, ta nên chủ động rót đồ uống cho khách, tránh trường hợp khách tự rót đồ uống cho mình. Đối với các bữa ăn của doanh nhân thì không nên mang vợ theo, chủ tiệc người Nhật thường là đàn ông vì Nhật còn trọng nam hơn nữ nên họ sẽ không bao giờ mang phu nhân họ theo. Và chúng ta cũng sẽ rất ít gặp đối tác kinh doanh là nữ, các bữa tiệc thường được tổ chức vào buổi tối có rất nhiều thức ăn và rượu. Đây chính là lúc họ nói lên cảm xúc thật của mình. Việc đổ nước tương trực tiếp vào cơm bị xem là bất thường.

5.Văn hóa trao danh thiếp

Nhật Bản là một trong những nước sử dụng danh thiếp nhiếu nhất thế giới, vì vậy khi trao đổi làm ăn với họ để tránh gây ấn tượng không tốt là không có hay hết danh thiếp thì ta phải chuẩn bị kĩ danh thiếp của mình, trao danh thiếp ở lần gặp đầu tiên. Danh thiếp phải được cho và nhận bằng hai tay, trong suốt cuộc gặp gỡ danh thiếp phải được để trên bàn. Sau khi gặp xong phải được trân trọng cho vào ví và không bao giờ được nhét vào túi quần sau.

6.Rất thích khi đối tác sử dụng được tiếng Nhật vì họ cảm thấy gấn gũi hơn.

Do người Nhật coi trọng bản sắc văn hóa của mình nên khi đối tác sử dụng được tiếng Nhật vừa là một thuận lợi vừa gây ấn tượng tốt. Vì đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì số người biết nói tiếng Anh là rất ít.

Bên cạnh đó người Nhật tỏ ra rất thân thiện và chào đón người nói tiếng Anh như tiếng bản ngữ. Chỉ cần quan sát bạn sẽ thấy những cô, cậu bé thường nói “hello” với bất cứ vị khách châu Âu hay Mỹ nào mà chúng nhìn thấy, du khách được đón tiếp niếm nở tại khu mua sắm.

Nhật là một quốc gia kỷ luật nên rất an toàn, nhưng không vì vậy mà du khách thiếu cảnh giác và không nên tiết kiệm khi sử dụng dịch vụ an toàn của các khu du lịch, khách sạn hay các công ty tổ chức tour.

7.Người Nhật rất coi trọng giờ hẹn

Khi đi làm việc với người Nhật ta phải chủ động lựa chọn phương tiện hợp lý và thời gian đảm bảo để tránh trễ hẹn với bất kì lý do nào. Cách tốt nhất là chúng ta nên có mặt ở nơi hẹn trước 5phút, điều này cũng được xem là là sự tôn trọng và coi trọng cuộc hẹn với họ.

Người có cấp bậc cao nhất sẽ là người tiến vào phòng đầu tiên, chủ nhà sẽ là người giới thiệu các thành viên tham dự và theo cấp bậc từ cao đến thấp.

· “Họ” được dùng để giới thiệu cùng với cấp bậc thay vì tên.

· Trong giao tếp phải có khoảng cách, khi giới thiệu cúi đầu chào nhau, cúi thấp hay cao tùy thuộc vào cấp bậc.

· Khi bắt tay không nên siết mạnh và không giao tiếp bằng mắt, các vị khách quan trọng thường là người bước ra khỏi phòng trước.

· Những tinh thần chủ đạo trong văn hóa danh nhân:

o Doanh nhân phục vụ đất n nước.

o Quang minh chính đại.

o Hòa thuận nhất trí.

o Lễ độ khiêm nhường.

o Phấn đấu vươn lên.

o Đền đáp công ơn.

8.Gửi thiệp chúc mừng nhân dịp ngày thành lập công ty

Ta có thể gửi thiệp chúc mừng năm mới hay Giáng Sinh nhưng phải chú ý là gửi đến trước ngày lễ. Đây cũng là một văn hóa ở các công ty Nhật Bản trong văn hóa giao tiếp, vì vậy việc hiểu các nét văn hóa đặc trưng cũng chính là cấu nối quan trọng trong kinh doanh và giao tiếp mang lại sự tin tưởng, thành công và hợp tác lâu dài.

9.Sự hòa thuận

Trong giao tiếp, người Nhật không muốn đối đầu, họ tin tưởng sự thỏa hiệp và hòa giải. Tin tưởng tuyệt đối vài quyết định của tập thể, không nói ra cảm xúc thật vì muốn duy trì sự hòa thuận. Tính bằng hữu trong kinh doanh thì quan trọng hơn tính logic, người Nhật thường nói chuyện xã giao trước khi bàn bạc và hãy xem đối tác để quyết định thời điểm bắt đầu thảo luận công việc. Người Nhật thường tỏ ra khó hiểu, khá phức tạp. Lời nói “vâng” của họ có thể có nghĩa là “không” nếu đi kèm với những cụm từ như We will think about it (chúng tôi sẽ suy nghĩ về điều đó), We will see (chúng tôi sẽ xem lại) hoặc Perhaps (có lẽ). Bạn có thể mất ba lần gặp gỡ và có khi một năm để mốiquan hệ kinh doanh của họ trở thành chính thức.

Người Nhật đánh gia cao sự đồng tâm hiệp lực, lãnh đạo là người quyết định sau khi nghe ý kiến nhân viên. Quyết định sau cùng phải được mọi người nghiêm túc chấp hành vì quyết định đó thể hiện sự đồng tâm hiệp lực của tất cả mọi người.

Không tranh cãi: người Nhật không quen tranh cãi vì họ không bao giờ tách mình khỏi tập thể. Tỏ thái độ bất đồng được xem là thô thiển, họ thích nói nhẹ nhàng và lịch sự.