Những phần mềm quản lý event (EM software) là công cụ lên kế hoạch, quản lý, theo dõi và tự động hóa hoạt động của những sự kiện chuyên nghiệp và có quy mô lớn như: hội thảo, triển lãm, gala dinner, webinar, roadshow và hoạt động gây quỹ.

Theo Market Insider, dịch vụ phần mềm quản lý event này sẽ tăng mạnh từ 5,7 tỷ đô tới 11,4 tỷ đô tính từ năm 2019 cho tới 2024. Do nhu cầu tự động hoá sự kiện, tập trung vào sự am hiểu kinh doanh, nhiều doanh nghiệp sử dụng EM software vì nó đáp ứng được nhu cầu trên và nâng cao chất lượng event cũng như cung cấp số liệu chính xác về customer behavior (hành vi khách hàng).

Ứng dụng thực tế của EM software là gì?

Pre-event – Execution (trước sự kiện – thi hành): hỗ trợ những bước đầu để thực hiện một sự kiện như: lên ngân sách, tìm địa điểm, làm website đăng ký, tìm nhà cung cấp…

During event – Engagement (trong sự kiện – kết nối): tăng trải nghiệm của khách hàng trong quá trình diễn ra sự kiện.

After event – Insight (sau sự kiện – thấu hiểu): cung cấp thông tin, báo cáo dữ liệu, phản hồi của khách hàng cho doanh nghiệp và nhà tài trợ sau sự kiện.

Hiện nay, một EM software lý tưởng đều cố hướng tới mô hình one-stop-shop (tạm dịch: cửa hàng một điểm đến) là chuyên cung cấp đầy đủ cả 3 dịch vụ trên. Tuy nhiên, cái gì mà ôm đồm quá cũng không tốt, nhiều quá sẽ khó tập trung phát triển toàn diện. Cho nên, đa số các EM software đều lựa chọn cung cấp những chức năng nhất định dựa trên nhu cầu của người tổ chức sự kiện mà thôi.

Chức năng và lợi ích thông dụng của EM software

Đối với người làm event:

• Chuyên nghiệp hoá brand image (hình ảnh thương hiệu) bằng cách tạo app và đồng bộ hoá website cho thương hiệu event.
• Tiết kiệm thời gian và dễ quản lý event hơn với on-site check in bằng cách in bảng tên và quét mã QR.
• Cung cấp thông tin của khách hàng (email, nơi làm việc, chức vụ, sở thích).
• Phân tích những thông tin liên quan về hành vi khách hàng, công nghệ thông minh hơn nữa là AI có thể nhận ra mặt khách hàng, theo dõi hành trình để biết họ đã gặp ai, họ quan tâm tới sản phẩm nào nhất, dừng chân lâu nhất ở gian hàng nào. Điều này có lợi cho những người làm event và marketing trong việc thấu hiểu hơn hành vi khách hàng, người tiêu dùng để tạo ra được chiến lược marketing đúng đắn hơn cho sự kiện kế tiếp.
• Biết được hoạt động hay phiên nào thu hút nhiều người tham dự thông qua quét mã QR trước khi tham gia và nhận đánh giá, phản hồi ngay lập tức.
• Các gian hàng tham gia có thể quét mã QR để lấy thông tin từ khách hàng không cần thông qua người quản lý event.
• Cung ứng đầy đủ các dịch vụ của CRM (Ví dụ như tìm khách hàng tiềm năng cho sales, chạy campaign, quảng bá cho các chiến dịch marketing, thanh toán online, xuất hoá đơn…).
• Kết nối với các kênh social media

Nhờ đó, các nhà tổ chức sự kiện sẽ mang lại trải nghiệm tự động hoá cho người tham gia, đồng thời thu thập những data và insight quý giá để có chiến lược kinh doanh phù hợp.

Đối với người tham gia event

• Tải app tiện ích để theo dõi.
• Đăng ký, trả tiền và check in online, on-site event.
• Xem danh sách những đối tượng tham gia sự kiện như: nhà tài trợ, các công ty, cá nhân.
• Được giới thiệu những người cùng sở thích, chuyên ngành, chức vụ để giao lưu. Sau đó bạn có thể nhắn tin, đặt lịch hẹn với những người mình muốn gặp, đăng ký những phiên mình muốn tham gia. Một trong những ưu điểm nổi trội của EM software là networking hiệu quả hơn khi bạn có thể chủ động chọn lựa gặp ai, khi nào và ở đâu.
• Xem lịch trình sự kiện và tạo lịch trình riêng của mình, nhờ đó quản lý việc tham gia của bản thân hiệu quả hơn.
• Đánh giá về từng hoạt động hay các phần của chương trình và phản hồi về sự kiện ngay lập tức.
• Bản đồ tương tác để tìm tới các gian hàng hoặc phòng ban dễ dàng hơn trong mê cung hội chợ triển lãm.
• Tham gia thảo luận theo nhóm và đặt câu hỏi tương tác người tham gia.

Khán giả được được trải nghiệm tự động hoá sự kiện, chủ động kết nối và tương tác hiệu quả.

Tuy vậy, những dịch vụ tiện ích như vậy thường đi kèm với giá tiền không hề rẻ. Chi phí cho một EM software là từ $2,5000 – $15,000 (khoảng 57 triệu – 345 triệu VNĐ ) tùy thuộc vào chức năng bạn muốn sử dụng, càng nhiều thì giá càng cao.

Hiện tại trên thị trường có hơn trăm phần mềm quản lý event. Những cái tên nổi bật có thể kể đến như: Cvent, Aventri, Bizzabo, Swapcard, EventMobi, Delegate Select, Eventcase, Whova, Brella, Converve, EventsAIR, Ungerboeck, Guidebook…

Nguồn: Tran Bao Dinh – Group Backstage Zone