Khi làm việc trong các công ty Nhật, việc viết business email để trao đổi công việc là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, do khác biệt văn hóa nên những nhân viên người nước ngoài thường dễ mắc phải những lỗi cơ bản về cách dùng từ ngữ khi viết business email. Nhất là trong thời kỳ Covid hiện nay nhiều nhân viên phải chuyển sang làm việc online nên ngoài business email thì tần suất liên lạc với đồng nghiệp, đối tác qua các phần mềm nhắn tin như Line, Skype,.. cũng nhiều hơn. Khi trao đổi nội dung công việc qua những phần mềm công việc như vậy chúng ta cũng không cần quá nguyên tắc như viết email. Tuy nhiên cũng nên giữ một số quy tắc về xưng hô hay sử dụng các câu từ, ký tự, dấu chấm câu… Hôm nay chúng tôi sẽ viết một bài tổng hợp để các bạn chú ý tránh mắc những sai lầm gây ra những rắc rối không đáng có khi trao đổi thông tin trong môi trường công sở nhé.

I. Nhầm lẫn giữa tôn kính ngữ và khiêm nhường ngữ

Đối với bất kì nhân viên mới nào thì kính ngữ cũng là một thử thách lớn, đặc biệt là sử dụng kính ngữ khi viết business email. Việc nhầm lẫn sử dụng lẫn lộn tôn kính ngữ và khiêm nhường ngữ khi viết email là một trong những lỗi mà các nhân viên mới đi làm thường gặp. Dưới đây là 2 điểm cần lưu ý khi sử dụng tôn kính ngữ và khiêm nhường ngữ khi liên lạc trong môi trường công sở mà mọi người nên chú ý.

1. Không dùng tôn kính ngữ cho bản thân khi viết email cho đối tác

Cần phân biệt rõ cách dùng tôn kính ngữ và khiêm nhường ngữ. Tôn kính ngữ dùng khi muốn nâng vị thế của đối phương lên còn khiêm nhường ngữ dùng khi muốn nâng vị thế của đối phương bằng cách hạ mình xuống.

Ví dụ như khi viết email trao đổi với người phụ trách công ty đối tác, trong email có nhắc đến lời nói của trưởng phòng A công ty mình thì nhiều bạn thường phạm lỗi sử dụng tôn kính ngữ như sau:

「Aさんがこのようにおっしゃっています」(dùng tôn kính ngữ, thể hiện được sự tôn kính với sếp nhưng lại vô tình hạ thấp vị thế của đối tác)

Trong trường hợp này, dù trưởng phòng A đối với mình là người trên, nhưng khi nói chuyện với đối tác thì bản thân người viết và trưởng phòng A là người cùng công ty (thuộc cùng 1 nhóm), nên cần phải sử dụng khiêm nhường ngữ khi nói để tỏ sự khiêm nhường:
「Aがこのように申しております」(dùng khiêm nhường ngữ, có ý nghĩa nâng cao vị thế của đối phương)

2. Không dùng「お世話になっております」cho người lần đầu gửi email:

Trong business email, cụm「お世話になっております」là một cụm từ rất thông dụng. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ ngữ cảnh nên dùng cụm từ này. Do「お世話になっております」 mang nghĩa cảm ơn vì đã nhận được sự giúp đỡ trong quá khứ nên sẽ không phù hợp nếu dùng cụm này khi viết business email cho đối tác mới.

Khi liên hệ với đối tác mới lần đầu trao đổi,nên dùng 「はじめまして」「突然のメールで失礼いたします」để bắt đầu email/cuộc trò chuyện.II. Những cụm từ tuyệt đối không được sử dụng khi viết email

Do cách sử dụng kính ngữ và khiêm nhường ngữ cần phải được luyện tập nhiều nên nếu bị cấp trên nhắc nhở khi sử dụng kính ngữ kép hay từ ngữ quá trang trọng thì các bạn chỉ cần chú ý rút kinh nghiệm để lần tới không lặp lại sai lầm. Tuy nhiên, có những cụm từ mà các bạn tuyệt đối không được viết trong email khi gửi cho cấp trên. Đó là những cụm từ sau:Không dùng「ご苦労さまです」với cấp trên. Cả cụm「ご苦労さまです」và「お疲れさまです」đều mang ý nghĩa cảm tạ thành quả sức lao động của người khác, nhưng 「ご苦労さまです」 là cụm từ dùng trong ngữ cảnh cấp trên nói với cấp dưới. Thực tế ở nơi làm việc cũng sẽ có những đồng nghiệp cảm thấy phản cảm khi bạn nói cụm「ご苦労さまです」với nhân viên giao hàng hay sinh viên làm thêm. Dùng cụm từ này thường mang sắc thái nhấn mạnh vị thế của mình và hạ thấp vị thế của đối phương nên thường không được ưa chuộng sử dụng. Bạn hãy chú ý điểm khác nhau giữa hai cụm từ này nhé!

Ngoài 「ご苦労さまです」thì cách trả lời 「了解です」cũng mang sắc thái cấp trên nói với cấp dưới. Do đó, bạn chỉ nên dùng nó vào những trường hợp thích hợp, nên thay cụm này bằng những từ ngữ mang ý nghĩa xác nhận tương đương nhưng lịch sự hơn như 「承知いたしました」「かしこまりました」.

1. Dùng sai cách gọi khi viết tên người nhận

Thay vì viết 「○○殿」sau tên người nhận thì nên thay bằng「○○様」. Do「○○殿」mang ý nghĩa hạ thấp vị thế của đối phương. Tuy nhiên sẽ không có vấn đề gì nếu ○○ trong 「○○殿」là tên chức vụ của người đó trong công ty. Một ví dụ điển hình của việc dùng đúng cách viết 「○○殿」và「○○様」là như sau:

「△△株式会社　広報室　室長　○○様」(tên công ty + phòng công tác + tên chức vụ + tên người được gửi + 様 )
「△△株式会社　広報室　○○室長殿」(tên công ty + phòng công tác + tên nhân viên và tên chức vụ + 殿)

2. Không dùng đại từ nhân xưng để chỉ sếp

Trong tiếng Anh hay tiếng Việt thường dùng những đại từ nhân xưng như anh ấy cô ấy để chỉ một người nhưng trong môi trường xã hội Nhật Bản thì việc dùng những đại từ nhân xưng như 彼、彼女 để chỉ sếp lại là luật cấm kỵ “bất thành văn”. Do đó, bạn cũng cần chú ý không sử dụng đại từ nhân xưng để chỉ sếp kể cả câu nói đó có nội dung tốt hay xấu.

III. Những trường hợp khác: 

1. Không dùng 「各位様」

Nhiều nhân viên muốn viết business email lịch sự hơn nên thêm chữ 様 vào sau「各位」những cần nhớ chỉ riêng 「各位」 đã có ý nghĩa「皆様」rồi nên tránh dùng kính ngữ kép trong email.

2. Không dùng biểu tượng cảm xúc (emoji) khi viết email

Tuy biểu tượng cảm xúc có công dụng làm không khí đoạn văn bản trở nên mềm mỏng hơn nhưng việc dùng cảm xúc trong business email lại khiến cho người nhận dễ cảm thấy đây là một nhân viên không có kỷ luật, kiến thức thông thường. Tuy vậy, trong các đoạn chat, trao đổi thông thường, nếu đối phương cũng dùng emoji thì ngoài viết đoạn văn bản nghiêm túc ở bên trên, bạn cũng có thể sử dụng một vài biểu tượng cảm xúc an toàn vào phần tái bút ở phía bên dưới.

3. Không dùng dấu 「！」hay「？」trong business email

Không nên dùng dấu chấm than hay hỏi chấm khi viết business email. Dấu chấm than hay hỏi chấm có ý nghĩa cường điệu cảm xúc câu văn nên nếu đặt nó ở dưới câu văn trong business email sẽ khiến đối phương có cảm giác áp lực do lo sợ mình đã làm sai điều gì đó. Thông thường ở nơi công sở dấu chấm than hay hỏi chấm chỉ dùng khi sếp cảm thấy có điều gì đó rất bất thường trong sổ sách tính toán và thể hiện rõ chỉ thị yêu cầu nhân viên kiểm tra lại phần đó nên để tránh những rắc rối không đáng có thì không nên dùng dấu ! hay ? trong business email.

4. Không lạm dụng cụm「取り急ぎ」

Chắc hẳn khi viết email nhiều bạn hay viết những cụm như 「以上、取り急ぎ」hay「取り急ぎご返信まで」. Đây là một cụm từ đã bị lược giản hóa nên không phải trường hợp nào cũng có thể sử dụng được. Cụm 「取り急ぎ」chỉ dùng khi thực sự cần liên lạc gấp từ người khác. Khi liên lạc với sếp hay khách hàng cần ghi rõ cụm đầy đủ là 「取り急ぎご連絡申し上げます」.

5. Không nhồi nhét thông tin khi viết email

Khi có quá nhiều nội dung cần truyền đạt thông tin thì không nên viết một email dài chứa tất cả thông tin vào 1 email mà nên chia nội dung đó ra 2 hoặc 3 email với tiêu đề có sự phân biệt rõ ràng để đối phương nắm rõ nội dung hơn.

Khi viết email nhân viên cũng cần hiểu rõ tác dụng của To và Cc trong gmail. Kể cả cách trình bày thứ tự tên và chức vụ của những người được nhận.