Do ảnh hưởng của Corona mà trong vòng một năm trở lại đây hình thức làm việc đã hoàn toàn thay đổi. Rất nhiều công việc được thay thế chuyển sang làm online dẫn đến hình thức giao tiếp thay vì trao đổi trực tiếp thì giờ được chuyển sang sử dụng các phần mềm nhắn tin hoặc gửi email trên mạng xã hội. Tuy các phần mềm nhắn tin hay gửi email này đem lại khá nhiều lợi ích như có thể trao đổi công việc nhanh chóng, nhưng do viết và nói là hai hình thức giao tiếp hoàn toàn khác nhau nên việc chú trọng đến hình thức viết email để đạt hiệu quả trong công việc là rất quan trọng. Hiểu được vấn đề trên, hôm nay Tomoni muốn giới thiệu 2 mẹo để các bạn có thể truyền đạt thông tin online như tin nhắn hay email chuyên nghiệp hơn trong công việc.

Những vấn đề khi giao tiếp online

Có rất nhiều vấn đề có thể xảy ra khi giao tiếp qua email. Đã bao giờ bạn có cảm giác khó hiểu khi gửi email mà mãi không nhận được hồi đáp hay cảm giác không thoải mái khi nhận được một email hồi đáp dùng từ ngữ không chỉn chu hay không rõ ý từ đối phương không nhỉ. Đây cũng chính là một trong những lý do mà sự mất kết nối trong giao tiếp online xảy ra. Hay nói cách khác, cùng một cách viết nhưng mỗi người đọc khác nhau sẽ có cách hiểu và cảm nhận sắc thái nội dung khác nhau. Do đó để tránh cho đối phương có những cảm xúc không thoải mái thì nhân viên chuyên nghiệp thường đặt mình vào vị thế của người nhận bằng cách chú ý sử dụng từ ngữ, câu văn phù hợp.

Mẹo thứ nhất: Chọn lọc từ ngữ dễ hiểu khi viết email, tránh dùng từ ngữ dễ gây ra hiểu lầm

Từ ngữ dễ hiểu có nghĩa những từ ngữ quen thuộc thường được dùng trong cuộc sống hàng ngày, ai đọc cũng có thể hiểu được.

Đây là một đoạn text văn bản dùng rất nhiều từ ngữ khó hiểu, không thông dụng. Khi nhận được một đoạn văn bản như trên đối phương sẽ phải tra cứu từ ngữ rất nhiều. Không chỉ tra cứu từ ngữ mà đối phương còn phải chọn lọc để hiểu lớp nghĩa người gửi muốn truyền tải sao cho đúng.Việc này không những mất thời gian mà còn gây cho đối phương cảm giác áp lực do lo lắng không biết đã đoán đúng ý người gửi hay chưa. Tùy từng người sẽ có vốn từ vựng khác nhau cũng như cách hiểu khác nhau nên khi viết email hãy viết những email có nội dung dễ hiểu, tránh những email viết nhưng không đặt mình vào vị trí của người nhận. Cần lưu ý ai cũng rất dễ trong lúc vô ý không nghĩ ngợi gì mà viết ra một đoạn văn có nội dung khó hiểu gây cho người đọc cảm giác không thoải mái. Một điểm quan trọng nữa là phải hiểu một sự thật là có những thứ mình biết nhưng không có nghĩa người khác cũng biết về việc đó. Điều này không chỉ dừng lại ở những tin nhắn hay những email thường ngày mà còn cả trong lúc viết báo cáo hay bản đề án.

Mẹo thứ hai: Kiểm tra kỹ lại đoạn văn bản truyền đạt thông tin trước khi gửi

Trong lúc viết mail chắc chắn ai cũng đã gặp nhiều lỗi như sai thông tin trong văn bản do chưa kịp kiểm tra lại hay do vội mà diễn đạt câu chữ khó hiểu thậm chí còn sai tên số lượng, tên người trong email hay tin nhắn. Để chắc chắn đối phương có thể hiểu được điều mình muốn nói, hãy kiểm tra checklist những điều cần lưu ý dưới đây trước khi gửi email nhé:

1. Văn bản có lỗi đánh máy (sai Kanji) hay thiếu sót các ký tự cần thiết khi đánh vội không?
2. Văn bản có thể thêm hoặc bớt các ký tự trong câu để trở nên dễ đọc hơn không?
3. Thông tin trong nội dung văn bản đã chính xác hay chưa?
4. Có thể thay thế cách truyền đạt để nội dung văn bản trở nên dễ hiểu hơn không?

Mỗi ngày có rất nhiều nội dung thông tin phải truyền đạt nên chắc chắn việc kiểm tra kỹ lưỡng từng nội dung thông tin định gửi là rất khó nhưng nếu được các bạn hãy cố gắng kiểm tra lại thông tin nhiều nhất có thể nhé.

Như vậy thông qua bài hôm nay đã giới thiệu cho các bạn một số cách thức để có thể giao tiếp tốt hơn khi viết tin nhắn hay email trong môi trường công sở. Điều quan trọng nhất khi viết business email trong môi trường công sở không phải là sự khéo léo về mặt ngôn từ mà lại là sự chính xác và dễ hiểu trong cách truyền đạt nội dung. Nếu thực hiện hết những bước đã nêu ở trên thì việc truyền đạt thông tin online chắc chắn sẽ giúp các bạn gây được ấn tượng và sự tin tưởng trong mắt đối tác.