Sự kiện trực tuyến (virtual event) là gì? Có những loại sự kiện trực tuyến nào? Tất cả những điều cơ bản cần biết về sự kiện trực tuyến virtual event đều có trong bài viết sau đây của Kỷ Nguyên:

Trong tình hình diễn biến phức tạp của dịch bệnh, gần như tất cả các sự kiện trên thế giới đều phải tạm hoãn lại hoặc tìm một hướng tổ chức mới. Virtual event là giải pháp đã “cứu cánh” vô vàn sự kiện quốc tế trước thách thức này. Để có thể tổ chức một sự kiện trực tuyến hoàn hảo, doanh nghiệp cần hiểu rõ về hình thức tổ chức sự kiện này, bao gồm các loại virtual event, format một sự kiện, những lưu ý khi tổ chức, … Hôm nay, Kỷ Nguyên sẽ cùng bạn từng bước tìm hiểu về các khía cạnh của sự kiện trực tuyến virtual event.

Sự kiện trực tuyến (virtual event) là gì?

Sự kiện trực tuyến (virtual event) là tất cả các sự kiện tập trung nhiều người diễn ra qua Internet và cho phép những người tham gia học hỏi, tương tác với nhau từ những địa điểm khác nhau.

Sự kiện trực tuyến có thể được tổ chức cho hàng trăm người vòng quanh thế giới hoặc chỉ là một cuộc họp mặt của nhóm ít người. Dù quy mô thế nào thì những sự kiện này cũng có thể cung cấp cho doanh nghiệp và bộ phận marketing một phương thức mới mẻ để tiếp cận với tệp khách hàng và khán giả mục tiêu của mình.

Có những sự kiện trực tuyến (virtual event) nào? 

Rất nhiều dạng sự kiện trực tiếp có thể được tổ chức thành sự kiện trực tuyến. Mỗi sự kiện sẽ phục vụ các mục tiêu, mục đích riêng của doanh nghiệp và mang tính chất như sự kiện được tổ chức trực tiếp. Doanh nghiệp có thể tham khảo một số  loại virtual event phổ biến sau:

1. Hội thảo trực tuyến (webinar)

Hội thảo trực tuyến webinar là buổi hội thảo có chủ đề được tổ chức trực tuyến, người tham dự có thể theo dõi qua laptop, mobile ở bất cứ đâu thông qua đường truyền internet. Một doanh nghiệp có thể tổ chức webinar để đào tạo nhân viên, hội thảo chuyên đề, ra mắt sản phẩm hay bán hàng.

Các hội thảo trực tuyến có thể diễn ra trong thời gian ngắn, hoặc kéo dài nhiều ngày như các sự kiện hội thảo trực tiếp có quy mô lớn. Với các hội thảo lớn như vậy, doanh nghiệp có thể điều chỉnh, phân chia nội dung tương tác sao cho phù hợp nhất với người tham dự của mình.

2. Trade show trực tuyến (virtual trade show)

Trade show trực tuyến được thiết kế để doanh nghiệp có thể trưng bày, ra mắt sản phẩm trực tuyến. Thường thì sự kiện trade show trực tuyến sẽ có chi phí tổ chức ít hơn trade show bình thường khá nhiều, trong khi vẫn đảm bảo người xem có thể tìm thấy những sản phẩm mới và thích hợp cho mình.

3. Workshop trực tuyến (virtual workshop)

Các workshop trực tuyến thường được tổ chức để mang lại kiến thức cho người tham gia về một chủ đề cụ thể. Cũng như workshop bình thường, các workshop trực tuyến cũng tạo điều kiện cho người tham gia có cơ hội tương tác và giao tiếp với những chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức. Workshop trực tuyến có thể giúp doanh nghiệp nâng cao thương hiệu và sự trung thành của khách hàng.

4. Sự kiện thúc đẩy doanh số trực tuyến (virtual sale kickoffs)

Một sự kiện thúc đẩy doanh số trực tuyến (SKO) là sự kiện trên mạng diễn ra thường niên. Cả bộ phận bán hàng, cùng với một vài nhà điều hành cấp cao hơn sẽ họp lại với nhau để nói về cách hoạt động, chia sẻ một số thông tin mới về sản phẩm, và đặt mục tiêu mới. Sự kiện này thường được doanh nghiệp sử dụng để nâng cao tinh thần làm việc và xác định hướng đi cho năm mới. Trong tình hình dịch bệnh gây khó khăn nghiêm trọng, đây là sự kiện được nhiều doanh nghiệp trên thế giới sử dụng để giữ vững tinh thần cho nhân viên và đảm bảo tiến độ công việc.

5. Các sự kiện biểu diễn, sự kiện âm nhạc trực tuyến (online concert)

Tưởng như trải nghiệm cảm giác hò reo cổ vũ cho một ban nhạc, hay một ca sĩ qua màn hình Internet là một ý tưởng vô lý, nhưng ngày càng có nhiều ban nhạc, nghệ sĩ quốc tế quyết định tổ chức online concert. Một ví dụ nổi bật có thể kể đến là concert của nhóm nhạc Hàn Quốc Blackpink diễn ra tháng 1 vừa rồi. Sự kiện được tổ chức trên nền tảng xã hội Youtube và đem lại doanh thu khổng lồ cho công ty giải trí cũng như thành công cho nhóm nhạc. Không gì có thể đánh bại cảm giác cùng đứng trong một đám đông để xem các tiết mục biểu diễn nhưng bù lại, các nghệ sĩ có thể xây dựng các sân khấu, các tiết mục hoành tráng, “mãn nhãn” một cách dễ dàng hơn với online concert.

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện trực tuyến virtual event

1. Lựa chọn các thiết bị hỗ trợ âm thanh, hình ảnh phù hợp

Tầm quan trọng của các thiết bị âm thanh, ánh sáng trong việc tổ chức sự kiện là vô cùng lớn. Đặc biệt đối với các sự kiện trực tuyến, doanh nghiệp cần chú ý đảm bảo chất lượng âm thanh, hình ảnh để người xem có thể tập trung và cảm thấy thoải mái khi tham gia. Doanh nghiệp cần tính toán trước những hỗ trợ kỹ thuật cần có cho sự kiện của mình để có sự chuẩn bị tốt nhất.

2. Luôn thực hiện theo ngân sách

Việc theo sát ngân sách là một lưu ý quan trọng trong tổ chức sự kiện dù là online hay offline. Nếu doanh nghiệp làm việc với các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần tính toán trước những dịch vụ vụ cần thiết cho sự kiện và ngân sách dự trù (bao gồm cả chi phí cho rủi ro có thể phát sinh).

3. Xây dựng nội dung mang tính tương tác

Nhiều người có thể cảm thấy dễ bị mất tập trung khi làm việc trực tuyến, vì vậy các các sự kiện trực tuyến của doanh nghiệp nên có tính tương tác cao nhất có thể. Việc tương tác với người tham gia sẽ nâng cao hiệu quả của sự kiện trực tuyến và để lại ấn tượng sâu sắc hơn về thương hiệu.