Những kinh nghiệm để xử lý vấn đề phát sinh trong việc họp trực tuyến của phần 1 mà chúng ta đã cùng nhau đi qua. Từ một phương thức mang tính thời điểm, họp trực tuyến trở nên phổ biến và cần thiết hơn bao giờ hết trong mùa dịch COVID-19. Họp trực tuyến là giải pháp hỗ trợ nhiều người ở những vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia một cuộc họp từ xa thông qua nền tảng trực tuyến. Ở đó, tất cả mọi người có thể nghe, nói, nhìn thấy nhau, chân thực như ở trong cùng một phòng họp. Trong phần 2 này hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm kinh nghiệm để có thể xử lý những vấn đề phát sinh trong khi họp trực tuyến nhé.

Chia nhỏ nội dung sự kiện

Bạn có thể nghĩ rằng có một lượng khán giả trực tuyến bị thu hút là cơ hội hoàn hảo để đi sâu vào một chủ đề trong vài giờ tại một thời điểm – nhưng hãy nghĩ lại. Việc chia nhỏ nội dung sự kiện trực tuyến thành các phần có thể quản lý được thậm chí còn quan trọng hơn để bạn không mất sự chú ý và sự tham gia của người tham dự.

Các phần từ 10 đến 15 phút được đề xuất để tiêu thụ nội dung lý tưởng. Giữa các phần đó, nội dung có thể được chia nhỏ theo các khoảnh khắc tương tác, chẳng hạn như thực hiện một số câu hỏi, tận dụng một cuộc thăm dò hoặc vẽ để giành giải thưởng. Điều này giúp người tham dự có thể hiểu toàn bộ đầy đủ nội dung mà không cảm thấy choáng ngợp khi nhìn từ xa. Các cơ hội kết nối cũng có thể được thêm vào giữa các hội nghị để giữ mọi người tương tác với nhau cũng như nội dung.

Chúng tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng kết hợp các video được quay trước cùng với tính năng phát trực tiếp cho tất cả các sự kiện trực tuyến. Điều này cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn nội dung của mình trước sự kiện, cho phép chỉnh sửa, chụp lại hoặc thiết kế lại. Đây là một cách tiếp cận tương tự để phát sóng truyền hình thành công. Sau đó, bạn có thể tận dụng nền tảng trực tiếp để tạo ra các cuộc trò chuyện và tương tác tuyệt vời với những người tham dự.

Sự tương tác

Các sự kiện trực tuyến có thể giàu cảm hứng và giáo dục như một trải nghiệm trực tiếp, nhưng khi mọi người làm việc từ chính không gian của họ, có thể khó hơn bao giờ hết để giảm thiểu sự phân tâm.

Đó là lý do tại sao việc thêm tính tương tác vào các sự kiện trực tuyến là điều tuyệt đối bắt buộc để thúc đẩy sự tương tác và thu hút sự chú ý. Có rất nhiều tùy chọn mà bạn có thể triển khai theo cách phù hợp nhất với khán giả, định dạng và nội dung của bạn:

• Định dạng cuộc hội thoại.
• Hành lang trực tuyến.
• Trưng bày những sản phẩm trực tuyến.
• Hội nghị phản hồi và Q&A.
• Thăm dò ý kiến và khảo sát.
• Cuộc thi hoặc xổ số.

Kết nối và chia phòng thảo luận

Khi các sự kiện là trực tuyến, việc kết nối giữa các nhóm và gặp gỡ với những người có cùng chí hướng sẽ khó hơn rất nhiều đối với những người tham dự. Đó là một phần của những gì làm cho các sự kiện trực tiếp trở nên đặc biệt – và là điều mà chúng tôi không muốn đánh mất.

Cá nhân hóa và kết nối cá nhân, bất cứ nơi nào chúng tôi có thể tạo, là một cách quan trọng để giữ mọi người tham gia và giúp một sự kiện trực tuyến cảm thấy chân thực như một trải nghiệm trực tiếp.

Một số giải pháp có các tính năng cho phép bạn chia cuộc họp trực tuyến thành các nhóm nhỏ hơn, chẳng hạn như các hội nghị họp đột xuất. Điều này có thể được sử dụng để tạo ra các cuộc thảo luận tập trung xung quanh các câu hỏi khác nhau, các lĩnh vực chuyên môn, sở thích và hơn thế nữa.

Không chỉ có diễn giả mà những người tham dự chia sẻ tiểu sử ngắn và kết nối qua các kênh như LinkedIn giúp mọi người biết ai đang ở phía bên kia màn hình. Và việc tạo nhóm trên các kênh Facebook hoặc Slack tập trung vào sự kiện và các chủ đề cụ thể là một cách tuyệt vời để giữ liên lạc với mọi người trong các cuộc trao đổi, thảo luận sau sự kiện và hơn thế nữa.

Bằng cách ghi nhớ những mẹo này, cũng như hợp tác với một đối tác tuyệt vời có thể giúp bạn về cơ sở hạ tầng công nghệ, chiến lược, tiếp thị và hơn thế nữa, bạn có thể chuyển đổi thành công sự kiện trực tiếp của mình sang sự kiện trực tuyến mà không bỏ lỡ một nhịp nào.

Tổng kết

Hy vọng rằng với những kinh nghiệm mà chúng tôi đã liệt kê trên có thể giúp doanh nghiệp của các bạn có những giải pháp tốt và xử lý được những vấn đề tốt nhất. Chúc các bạn thành công và đạt được hiệu quả cao trong cuộc họp trực tuyến.

Trích nguồn và tham khảo tại: https://www.freeman.com/

***

Sự phát triển của công nghệ thông tin đi kèm với nhiều thách thức mới. Tổ chức sự kiện trực tuyến không phải là điều dễ dàng đối với nhiều doanh nghiệp.

Vì vậy, EVENT21 – công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đến từ Nhật Bản sẽ tư vấn, cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến đa dạng để giúp doanh nghiệp của bạn vẫn đạt được hiệu quả truyền thông trong mùa dịch bệnh này.

Với chất lượng Nhật Bản và kinh nghiệm nhiều năm trong ngành tổ chức sự kiện, đi đầu trong lĩnh vực kỹ thuật sự kiện.　Chúng tôi sẵn sàng mang đến những đột phá cho sự kiện trực tuyến của bạn.

Liên hệ ngay hotline/ email hoặc comment vào bài viết này để được tư vấn và hỗ trợ tận tình!