Mỗi người chúng ta chỉ có 24 giờ mỗi ngày dành cho công việc, gia đình và cuộc sống cá nhân. Đặc biệt với yêu cầu công việc hiện nay, mỗi nhân sự sẽ phải đảm nhận khối lượng việc lớn, áp lực cao, dễ phát sinh sự cố ngoài kế hoạch. Vì vậy, để hoàn thành tốt, vai trò kỹ năng sắp xếp vô cùng quan trọng trong công việc. Để hiểu rõ tầm quan trọng của kỹ năng này trong công việc, mời bạn theo dõi bài viết sau đến từ công ty tư vấn nhân sự chuyên nghiệp TalentBold.

I. Kỹ năng sắp xếp là gì ?

Kỹ năng sắp xếp là việc liên kết nhiều kỹ năng giúp tạo ra một trật tự trong việc xử lý công việc. Qua đó :

• Tất cả công việc được sắp xếp thứ tự ưu tiên hợp lý
• Hiệu suất làm việc được nâng cao
• Các công việc diễn ra suôn sẻ, không bị chồng chéo lên nhau

Người sở hữu kỹ năng sắp xếp công việc tốt sẽ luôn thuận lợi trong việc kiểm tra, giám sát và xử lý khối lượng công việc lớn mỗi ngày.

Tìm kiếm nhân viên có kỹ năng sắp xếp công việc ngoài việc đảm bảo nhân viên sẽ hoàn thành nhiệm vụ trong quy trình hoạt động, nhà tuyển dụng còn mong muốn nhân viên đó sẽ là nhân tố cải tiến cơ cấu hoạt động theo một trật tự hiệu quả tại doanh nghiệp.


>>>> Xem thêm: Rèn luyện kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả

II. Tầm quan trọng của kỹ năng sắp xếp trong công việc

Nếu ai trong chúng ta đã hoặc đang đối mặt với những tình huống này thì người đó chính là nhân tố minh chứng rõ ràng nhất cho việc cần thiết sở hữu kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả:

1. Loay hoay trong “núi” công việc

Để tiết kiệm chi phí hoạt động, nhân sự tại các doanh nghiệp hiện nay đều nâng cao khối lượng công việc đảm nhận. Điều này dẫn đến nhiều nhân sự chưa kịp thích ứng, luôn phải loay hoay trong “núi” công việc mỗi ngày, khiến cho nhân viên luôn cảm thấy áp lực, bức bối và mệt mỏi.

Nếu bạn chủ động thiết lập kế hoạch làm việc, bạn sẽ rất thuận lợi nhìn ra đầu là việc quan trọng cần làm trước, đâu là việc có thể giữ lại hoặc làm vào cuối giờ. Đa phần, cuối ngày, mọi người sẽ kiểm tra và sắp xếp lại kế hoạch công việc cho ngày mai, tạo sự chủ động và thoải mái cho ngày làm việc tiếp theo.

2. Không biết nên làm việc nào trước

Nhiều việc cùng xuất hiện đan xen lẫn nhau

• Việc này chưa xong việc khác đã xuất hiện
• Việc giống nhau nhưng lại đang ở những giai đoạn khác nhau
• Việc gấp lại được giao sau…

Tất cả khiến bạn cảm thấy như lạc vào “mê cung”, không biết nên xử lý cái nào trước, cái nào sau, cái nào có thể tạm gác, cái nào có thể bỏ qua…

Thay vì sắp xếp kế hoạch công việc trong đầu và tự nhớ để triển khai, chúng ta nên viết ra giấy và để ở một nơi dễ quan sát quanh khu vực làm việc. Như vậy sẽ dễ kiểm soát và điều chỉnh trật tự công việc.

3. Bị động khi có sự cố bất ngờ phát sinh

Những trình tự công việc thiết lập vào chiều hôm trước có thể bị phá vỡ vào sáng hôm sau khi có một sự cố bất ngờ xảy ra. Bạn phải dồn sức lực, thời gian để giải quyết sự cố phát sinh, kéo theo toàn bộ kế hoạch công việc bị lùi thời gian hoàn thành.

Rất có thể lại tiếp tục xuất hiện những sự cố cần giải quyết vì trong toàn bộ kế hoạch trước đó biết đâu cũng có những kế hoạch gấp.

Vì vậy, kỹ năng sắp xếp công việc mỗi ngày cho chúng ta kinh nghiệm về việc bố trí những khoảng thời gian trống dự phòng phù hợp. Ngoài ra, đừng ngại khi nhờ đồng nghiệp hỗ trợ những việc cần làm trước hoặc liên hệ để chuyển một số việc sang ngày hôm sau nếu có thể.

4. Trễ nải khiến Sếp không hài lòng

Sếp của bạn cũng có những “núi’ công việc phải xử lý, vì vậy, phần việc của bạn rất có thể sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc của Sếp.

Khi Sếp hỏi mà bạn vẫn chưa hoàn thành xong nhiệm vụ, hoặc không biết hồ sơ đó mình đã để ở đâu thì những hệ lụy sẽ xảy ra. Điển hình là thang điểm KPI đánh giá hiệu quả làm việc của bạn sẽ không thể cao được, hoặc sẽ bị Sếp nhắc nhở ngay tại chỗ.

Sắp xếp công việc hiệu quả sẽ giúp bạn xử lý công việc theo trình tự thời gian hợp lý nhất, đảm bảo những việc gấp Sếp giao được hoàn thành đúng hẹn hoặc nếu có sự trễ nải thì cũng không phải lỗi do bạn, Sếp sẽ hiểu và thông cảm.


>>>> Có thể bạn quan tâm: Lợi ích khi có kỹ năng sắp xếp công việc tốt

5. Luôn phải làm thêm ngoài giờ

Việc chắp vá việc này, việc kia trong suốt ngày làm việc sẽ khiến bạn sẽ phải đối mặt với hàng loạt phần việc chưa hoàn thành còn dang dở.

Tuy những phần việc này không gấp, cho phép xử lý sau nhưng sẽ chiếm cả khối thời gian làm thêm ngoài giờ của bạn. Trong khi đó, nhiều doanh nghiệp không có chính sách hỗ trợ chi phí làm ngoài giờ, hoặc bạn sẽ bị đánh giá làm việc không hiệu quả khi mà những đồng nghiệp khác đã về hết.

Làm ngoài giờ hiện nay gần như là xu hướng vì ai cũng phải đối mặt lượng việc lớn, nhưng nếu bạn ở lại quá lâu, quá khuya vừa không tốt cho sức khỏe, vừa ảnh hưởng đến thành tích. Hiệu quả nhất là xử lý trước những việc cần hệ thống văn phòng hỗ trợ, còn những việc khác có thể đem về nhà làm tiếp.

6. Không có thời gian cho bản thân

Suốt cả ngày mệt mỏi vật lộn với khối công việc, về nhà, bạn chỉ mong có một giấc ngủ ngon để ngày mai lại tiếp tục “chiến đấu” xử lý những việc tiếp theo.

Đã bao lâu rồi bạn không có thời gian dành cho mình, café cùng bạn bè, học hỏi kiến thức mới… Kéo dài tình trạng này, bạn sẽ khó tái tạo năng lượng làm việc, mỗi ngày đến công ty chỉ khiến bạn mệt mỏi và chán nản, hiệu suất làm việc giảm sút.

Kỹ năng sắp xếp vô cùng quan trọng trong công việc, vì vậy, không phải vô cớ mà nhà tuyển dụng lại chú trọng khai thác kỹ năng này nơi ứng viên. Thậm chí, sau khi được tuyển dụng, thang điểm đánh giá kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc luôn nằm trong KPI ở tất cả mọi vị trí. TalentBold hy vọng thông qua bài viết trên, tất cả các bạn ứng viên đều nhận thấy rõ tầm quan trọng của kỹ năng này và nghiêm túc lên kế hoạch rèn luyện, biến kỹ năng thành tố chất, thuận lợi chinh phục mọi nhà tuyển dụng. Chúc bạn luôn thành công !