Hiện nay, tình hình dịch bệnh với diễn biến phức tạp , việc tổ chức sự kiện offline là điều rất khó khăn và rủi ro cao, điều này gây rất nhiều thiệt hại và tổn thất cho bên chủ đầu tư lẫn đơn vị tổ chức sự kiện. Không chỉ là thiệt hại về mặt vật chất, các sự kiện offline hiện nay cũng gây khả năng lây nhiễm dịch bệnh cao, vì mỗi sự kiện đều có 1 số lượng lớn người tham dự. Vậy để tổ chức sự kiện hay hội nghị trực tuyến online thì cần đến những quy trình như thế nào? Hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu quy trình chuẩn và những yếu tố tạo nên sự thành công của sự kiện qua nội dung bài viết này.

Trước tiên, chúng ta cần xác địch được mục đích tổ chức và những mục tiêu cần đạt được để có thể lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện phù hợp. Mục tiêu càng rõ ràng thì càng dễ dàng trong việc thực hiện và đo lường hiệu quả của chương trình.

Lập kế hoạch tổng thể trong sự kiện

Đầu tiên, bạn cần xác định mục đích cũng như mục tiêu tổ chức sự kiện để lập ra kế hoạch tổng thể cho sự kiện, bao gồm các giai đoạn và các hạng mục như sau:

• Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn đầu (Quy mô, chủ đề, khách mời, địa điểm,…)
• Giai đoạn trong sự kiện (Thiệp mời, trang phục, thiết bị, ….)
• Giai đoạn sau sự kiện (Ngân sách chi trả, bàn giao vật dụng, lời cảm ơn, kinh nghiệm,…)

Khảo sát và địa điểm tổ chức

Tổ chức sự kiện trực tuyến không cần lo về vấn đề không gian có diện tích quá lớn. Tuy nhiên, địa điểm này cần đảm bảo các yếu tố về máy móc, thiết bị, âm thanh, ánh sáng, tốc độ đường truyền internet…Điều này quyết định sự thành công của sự kiện trực tuyến.

Lựa chọn nền tảng công nghệ cho sự kiện trực tuyến

Tổ chức sự kiện trực tuyến hiện nay thông qua rất nhiều nền tảng hữu ích và đơn giản cho nhiều doanh nghiệp sử dụng để mở rộng phạm vi tiếp cận với khán giả. Tạo ra trải nghiệm hoàn toàn mới dành cho khán giả tham dự Online.

• Với sự kiện hỗn hợp và trực tuyến chỉ là một phần nhằm quảng bá thêm cho chương trình thì một số công cụ phát trực tiếp qua mạng xã hội như: Youtube, Facebook, Twitter, Instagram, … Đều có hỗ trợ tính năng phát trực tiếp (livestream).
• Với hội thảo, hội nghị, … Cần nhiều tính năng hơn thì cần phải sử dụng đến những nền tảng chuyên về sự kiện trực tuyến như: Zoom, Google Hangout, Livestorm, Zoho Meeting, …

Truyền thông và quảng bá các sự kiện trực tuyến

Là một trong những phần đóng vai trò quan trọng khi tổ chức sự kiện trực tuyến.  Nhà tổ chức có thể lựa chọn truyền thông hoàn toàn trực tuyến hoặc kết hợp với các phương tiện truyền thông khác để tăng hiệu quả.

Kịch bản cho sự kiện trực tuyến

Đây được xem là khâu quan trọng nhất, vì trong một chương trình phát trực tuyến thì kịch bản chính là lý do để thu hút và giữ chân khán giả. Nội dung cần được chăm chút kỹ lưỡng và lồng ghép những yếu tố bất ngờ để tạo điểm nhấn cho sự kiện.

Triển khai các hạng mục của sự kiện

Dựa trên kế hoạch tổng thể, ban tổ chức tiến hành triển khai các hạng mục với các bộ phận có liên quan theo deadline đã được thống nhất.

Kiểm tra, đánh giá hiệu quả sau sự kiện

Để đánh giá được hiệu quả của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá. Đồng thời họp toàn đội sau sự kiện để nhận xét và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo.

Tổng kết

Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến được trình bày theo các bước chi tiết. Để một sự kiện trực tuyến được diễn ra thành công tốt đẹp, ngoài việc thực hiện theo đúng quy trình, nhà tổ chức cũng cần có kinh nghiệm để linh hoạt xử lý các sự cố có thể xảy ra trong sự kiện. Cảm ơn bạn đã đọc!

Nguồn: hoabinhevents.com