Không ít doanh nghiệp trên thế giới hiện nay đã và đang thực hiện phong cách làm việc mới – làm việc từ xa. Theo đó, họ nhận định rằng cách làm việc không phải đến văn phòng đã mang lại cho cả nhân viên và người sử dụng lao động nhiều lợi ích, đặc biệt là năng suất và hiệu quả công việc cao hơn so với làm việc tại văn phòng.
Lợi ích khi làm việc từ xa
Theo nhiều nghiên cứu về hình thức làm việc từ xa của các nước trên thế giới ghi lại rằng, làm việc từ xa không những mang lại hiệu quả công việc cao mà còn gắn kết tình cảm của các thành viên, đặc biệt còn có thể tiếp cận tốt hơn với những người lao động tài năng.
Nhân viên làm việc từ xa hiệu quả
Một khảo sát gần đây cho hay nhiều nhân viên khi làm việc từ xa cảm thấy họ có hiệu suất làm việc vượt trội và với sự hỗ trợ của nhiều công nghệ họ có mỗi quan hệ tốt hơn với các nhân viên tại văn phòng.
Hầu hết những người trưởng thành đều có mối lo lắng là họ không có thời gian chăm sóc cho gia đình hay thời gian dành cho những nu cầu riêng của bản thân. Việc “mọc rễ” tại văn phòng từ ngày này sang ngày khác sẽ khiến đầu óc và cơ thể nhân viên bị mụ mẫm, chưa kể những tư thế làm việc không tốt sẽ khiến họ dễ mắc phải những “căn bệnh công sở”.
Hai trong 3 người được khảo sát nhận xét rằng họ làm việc từ xa hiệu quả hơn so với làm việc tại công ty. Cứ 4 người được khảo sát thì gần 3 người nói rằng làm việc từ xa ở bất cứ nơi đâu giúp họ cân bằng được cuộc sống và công việc hơn. Gần 1 phần 3 cho rằng họ làm việc từ xa để chăm sóc con mình.
Các nhân viên từ xa cũng tin rằng họ thực sự làm việc hiệu quả bởi vì họ có thể bắt đầu ngày làm việc sớm hơn và kết thúc muộn hơn khi không cần đến văn phòng. Đó là những dữ liệu được thu thập ở 25.234 nhân viên sinh sống trên các quốc gia Nhật Bản, Trung Quốc, Pháp, Úc, Ấn Độ, Brazil, Canada, Đức, Nga, Singapore, Anh và Hoa Kỳ. Trong đó 15% là những người làm chức vụ quản lý và 60% là các bậc phụ huynh.
Giảm tải vấn nạn giao thông
Thực tế, nếu các công ty đều có chính sách cho nhân viên làm việc tại nhà thì việc ùn tắc giao thông vào giờ cao điểm lúc đi làm và khi tan sở sẽ không còn xảy ra.
Tại Nhật, phương pháp làm việc từ xa được áp dụng triển khai vào ngày 24/7 vừa qua và họ nhận thấy rằng những ngày làm việc trở nên vô cùng thảnh thơi. Buổi sáng thức dậy, ra khỏi giường và thường thức một ly cafe, rồi ngồi vào ghế làm việc, họ không phải chen chúc để đến công ty đúng giờ. Trên các trang mạng xã hội, nhiều người Nhật cũng cho biết các chuyến tàu đã vắng hơn thường ngày.
Người sử dụng lao động được nhiều lợi ích
Một trong những lợi ích của phong cách làm việc từ xa là tiếp cận tốt hơn với người lao động tài năng. Theo Meister “Việc làm việc từ xa đang ngày càng được coi là một chiến lược kinh doanh để thu hút và giữ chân nhân tài chứ không phải là một lợi ích cá nhân cho nhân viên.
Hơn nữa, làm việc từ xa giúp người sử dụng lao động tiết kiệm đáng kể chi phí cho bất động sản hay các loại phí dịch vụ mạng, điện, nước, máy lạnh…
Công nghệ hỗ trợ đắc lực cho làm việc từ xa
Nhiều nhân viên làm việc từ xa cho biết họ có thể vượt qua nỗi sợ bị coi là làm việc không hiệu quả của các thành viên trong công ty và nhà quản lý nếu các công ty của họ đầu tư nhiều vào công nghệ cộng tác.
Rất nhiều nhận định đưa ra khi bàn luận về cách làm việc này và hầu hết đều đồng tình rằng để mô hình làm việc từ xa mang lại những tác động tích cực thì phải “hội tụ” đủ điều kiện đó là: Người lao động có ý thức làm việc tốt đảm bảo đúng thời hạn cũng như chất lượng công việc. Thêm nữa, nhà quản lý kiểm soát được kết quả làm việc của nhân viên dựa trên hiệu quả công việc báo cáo.
Rõ ràng có thể nhận thấy rằng, nếu không có một phương thức hơp lý thì việc làm từ xa sẽ mang lại rủi ro chứ không có lợi ích gì cho công ty. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thì cách làm việc này vẫn rất khả thi.
Hiện nay, điện thoại, thư điện tử, những phần mềm quản lý văn phòng giúp chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến đều đã trở nên quá quen thuộc. Đó là trợ thủ đắc lực khiến quy trình làm việc hoàn toàn không bị gián đoạn kể cả khi các nhân viên làm việc ở những địa điểm khác nhau.
Với việc sử dụng hệ thống phần mềm văn phòng điện tử như một số doanh nghiệp ở nước ta hiện nay thì hình thức làm việc từ xa hoàn toàn có thể thực hiện. Bởi trong hệ thống phần mềm văn phòng điện tử đó có đầy đủ các hạng mục giúp lãnh đạo và nhân viên làm việc từ xa hiệu quả. Điển hình là phần mềm quản lý công việc. Không những giúp nhân viên sắp xếp, quản lý, tiếp nhận và báo cáo công việc của mình mà phần mềm này còn giúp người lãnh đạo có thể giao việc, tiếp nhận hồ sơ thông tin, giải quyết các vấn đề cấp bách và kiểm soát quản lý nhân viên dễ dàng ở mọi không gian địa lý với thiết bị hiện đại như smartphone, máy tính, Ipad…
Trên hệ thống phần mềm văn phòng điện tử còn có các phần mềm khác như phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu, quản lý văn thư lưu trữ hỗ trợ cho quá trình làm việc.