Địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố rất quan trọng làm nên thành công của sự kiện đó. Bởi vậy, lựa chọn một địa điểm tối ưu cho sự kiện đòi hỏi sự tham khảo và cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố về mức độ phù hợp của không gian đó. Đừng bỏ qua những tips sau nếu bạn muốn tìm được một không gian “mê li” cho sự kiện sắp tới nhé!

1. Di chuyển thuận tiện

Bạn nên khảo sát trước về đường đi và phương tiện di chuyển cho thuận lợi trong quá trình tìm hiểu về địa điểm. Sự kiện nên được tổ chức tại khu vực trung tâm, nếu không, cũng nên ở vị trí thuận tiện cho việc di chuyển và có thể tìm kiếm dễ dàng. Nếu sự kiện kéo dài nhiều ngày, ban tổ chức nên bố trí dịch vụ lưu trú, khách sạn ở khu vực lân cận với địa điểm tổ chức sự kiện.

2. Không gian rộng rãi
Địa điểm tổ chức sự kiện nên có sức chứa và không gian phù hợp với đối tượng và mục đích dự định của sự kiện. Không gian là một yếu tố tác động trực tiếp đến trải nghiệm của người tham dự sự kiện. Hãy tìm một địa điểm có sức chứa đủ hoặc lớn hơn lượng người tham dự mà bạn dự kiến từ ban đầu để mọi hoạt động trong sự kiện có thể diễn ra trơn tru nhất.

3. Dịch vụ đi kèm
Một không gian rộng rãi với đầy đủ tiện ích kèm theo như âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, mạng Internet,… là những điều kiện tất yếu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện trong bối cảnh hiện nay. Bên cạnh đó, những dịch vụ khác như tiệc nhẹ, nước giải khát hay thái độ phục vụ cũng rất đáng lưu tâm khi bạn có dự định tổ chức sự kiện vì nó tốt hơn là tổ chức tại một nơi chỉ đơn thuần cho thuê địa điểm.

4. Chi phí hợp lý

Chi phí mà bạn bỏ ra cần phải tương ứng với dịch vụ mà bạn nhận được. Vì vậy, hãy khảo giá thật kỹ tại nhiều địa điểm, tìm hiểu thông qua những nền tảng hỗ trợ booking với mức giá ưu đãi hơn trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn nhận được mức giá tốt nhất khi mất công tìm kiếm và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.

5. Bảo đảm an toàn

Bạn nên tìm hiểu thật kĩ về công tác phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà và các vật dụng liên quan trước khi bạn quyết định thuê địa điểm. Lối thoát hiểm, cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố hay các cơ quan chức năng như đồn cảnh sát, bệnh viện cũng nên được đề cập giữa hai bên trong trường hợp xảy ra tình huống khẩn cấp. An toàn luôn là yếu tố phải đặt lên hàng đầu để không có điều gì đáng tiếc xảy ra.