Đối với bất kì sự kiện nào, cho dù đó là hội nghị, hội thảo hay tiệc tất niên cuối năm,… Để tổ chức sự kiện đòi hỏi rất nhiều thời gian, công sức và kinh nghiệm. Do đó sự kiện cần được lên kế hoạch chu đáo và thực hiện theo quy trình tổ chức chặt chẽ. Đây là điều kiện cần thiết để đảm bảo cho sự kiện diễn ra được thành công tốt đẹp. Vậy hiện nay có những loại hình sự kiện phổ biến? Quy trình như thế nào? Hãy cùng chúng tôi đi tìm câu trả lời dưới bài viết này nhé.

Tổ chức sự kiện gồm những phân loại nào?

Với các nhu cầu và mục tiêu tổ chức sự kiện khác nhau, các sự kiện được diễn ra dưới nhiều hình thức đa dạng nhằm đáp ứng chính xác mục đích mà sự kiện đó nhắm đến, các loại hình khác nhau sẽ phù hợp với quy mô sự kiện cũng như truyền tải được thông điệp, ý nghĩa của sự kiện đó đến người tham dự một cách hiệu quả.

• Press release: PR Event, các hoạt động thông cáo báo chí.
• Activation Event ( Product Launch Event): Event tung sản phẩm.
• Event show: Trình diễn.
• Shopper Event: Sự kiện tại điểm bán hàng.
• Bussiness event: Là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh.
• Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như: Lễ kỷ niệm, ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,..
• Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ.
• Exhibitions: Là các hoạt động triễn lãm.
• Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại.
• Entertaiment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí.
• Concerts/live performance: Các buổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc.
• Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,..
• Goverment events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như: Đại hội đảng, hội nghị trung ương đảng,..
• Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,..
• Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề.
• Workshops: Bán hàng.
• Conferences: Là các buổi hội thảo.
• Conventions: Là các buổi hội nghị.
• Social and cultural events: Các sự kiện về văn hóa, xã hội.
• Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao.
• Marketing events: Các sự kiện liên quan tới Marketing.
• Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại.
• Brand and product lanhches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm.

Quy định xây dựng tổ chức sự kiện

Một quy trình tổ chức sự kiện đầy đủ lúc nào cũng sẽ bao gồm 3 bước như sau:

• Giai đoạn trước khi sự kiện diễn ra

Bước 1: Nghiên cứu thông tin chi tiết về sự kiện.

Việc nghiên cứu kỹ các thông tin về sự kiện sẽ giúp cho bạn lên một kế hoạch thật kỹ lưỡng và chi tiết và sự kiện của bạn cũng sẽ đạt được mục đích và thành công như mong muốn và cần nắm rõ những thông tin sau.

1. Xác định ngân sách tổ chức.
2. Lựa chọn địa điểm tổ chức.
3. Xác định đối tượng tham gia và số lượng cụ thể.
4. Thực hiện truyền thông, quảng bá PR cho sự kiện để thu hút khách hàng tham gia.
5. Thông điệp sự kiện muốn truyền tải.

Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

Sau khi đã nghiên cứu kỹ và có những chuẩn bị cho sự kiện thì việc tiếp theo cần phải làm đó là lên một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh. Sáng tạo ý tưởng, chủ đề sự kiện.

1. Xây dựng kịch bản sự kiện, timeline chương trình.
2. Thiết kế các hạng mục cần thiết cho sự kiện như: Backdrop, banner, sân khấu…
3. Chuẩn bị nguồn nhân sự trong chương trình như: MC, lễ tân , PG, vũ đoàn…
4. Lên phương án dự phòng và quản lý rủi ro.

Bước 3: Thuyết trình kế hoạch và chỉnh sửa.

Đây là bước quyết định quan trọng để bản kế hoạch của bạn được thuyết trình trước ban giám đốc, bạn sẽ có thể lắng nghe và chỉnh sửa để bản kế hoạch của mình được chỉnh chu nhất trước khi bắt tay vào triển khai.

• Giai đoạn triển khai thực hiện sự kiện 

1. Lễ tân đón khách, check in.
2. Khai mạc chương trình: MC giới thiệu đại biểu, tiết mục mở màn.
3. Tổ chức các hoạt động trong sự kiện: Thuyết trình về sản phẩm dịch vụ, các gameshow, bóc thăm trúng thưởng…
4. Phục vụ ăn uống.
5. Kết thúc chương trình, tiễn khách và tặng quà.

• Kết thúc sự kiện và nghiệm thu

Sau khi sự kiện kết thúc cần tổng hợp lại tất cả các chi phí của các bên liên quan như: Nhà hàng , supplier để thanh toán và nghiệm thu chương trình. Cuối cùng cần tổng kết và đánh giá lại quá trình thực hiện sự kiện từ đó đánh giá hiệu quả sự kiện và rút ra những kinh nghiệm cho các sự kiện lần sau.

1. Truyền thông sau sự kiện.
2. Chăm sóc khách hàng sau sự kiện.

Các điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện

Trong quá trình tổ chức sự kiện, người tổ chức cũng cần lưu ý một vài điểm như sau: Trải nghiệm ( lợi ích mang lại), các kế hoạch ( sân khấu, nhân sự, an ninh, hậu cần,…), và một vài lưu ý khác ( branding đã đúng, đủ, bao phủ ở các vị trí quan trọng, logo có bị che khuất,…).

Tổng kết

Trên đây là những chia sẻ mà chúng tôi gửi gắm đến với các bạn đọc về chủ đề Event. Bạn hiểu rõ về Event và nhiều kiến thức khác. Mong rằng bài viết này mang lại cho bạn được nhiều thông tin bổ ích và những tri thức mà bạn đang tìm kiếm. Cảm ơn bạn đã đọc.