Với công nghệ 4.0 hiện nay, việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết. Đặc biệt, với diễn biến phức tạp của dịch Covid-19, họp trực tuyến, họp từ xa sẽ giảm thiểu nguy cơ lây lan, giúp phòng tránh dịch tại các địa điểm công sở, văn phòng tại các doanh nghiệp. Bài viết này, chúng tôi sẽ cùng các bạn khám phá Teleconference nhé!
Họp trực tuyến là gì?
Họp trực tuyến hay còn được gọi là Online meeting, online conference là hình thức họp thông qua các phần mềm công nghệ, web hội nghị hay có thể thông qua tổng đài hội thoại qua đường truyền internet/PSTN nhằm mục đích tiết kiệm chi phí và thời gian của các tổ chức cho các doanh nghiệp.
Hiểu cách khác, họp trực tuyến chính là việc truyền tải âm thanh, hình ảnh từ hai hay nhiều điểm kết nối thông qua đường truyền mạng, tạo cảm giác như đang ngồi phòng họp.
Họp trực tuyến, người tham gia có thể ngồi bất kỳ ở đâu trên thế giới, miễn là có mạng Internet, vì thế đây là phương pháp nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí hơn rất nhiều so với phương pháp họp trực tiếp face-to-face.
Lợi ích của họp trực tuyến
- Kết nối được nhiều người, ở mọi địa điểm cùng lúc, xóa bỏ khoảng cách địa lý.
- Cuộc họp diễn ra nhanh chóng, rút ngắn thời gian và hạn chế những sự cố trong quá trình di chuyển.
- Tiết kiệm chi phí tối đa cho mỗi lần tổ chức cuộc họp.
- Trao đổi thông tin kịp thời trong nội bộ, nâng cao sự hợp tác giữa các đối tác, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.
- Trao đổi chuyên môn, đào tạo từ xa.
- Ứng dụng trong nhiều lĩnh vực: kinh doanh, y tế, giáo dục, quốc phòng…
Làm thế nào để tổ chức cuộc họp trực tuyến hiệu quả?
Nhằm đảm bảo chất lượng và nâng cao hiệu quả cuộc họp cho mỗi cá nhân khi tham gia họp trực tuyến, bạn cần có những phương pháp, nguyên tắc cần thiết trước khi tham gia một cuộc họp trực tuyến.
Quyết định thời gian và ngày tháng
Điều đầu tiên và quan trọng nhất bạn cần làm là quyết định ngày và giờ cho hội thảo. Cho những người tham gia biết về nó, và cũng cho họ biết về những vai trò họ sẽ phải làm. Đừng quên gửi cho họ một lời nhắc nhở một ngày trước cuộc họp.
Chia sẻ thông tin, tài liệu
Các công cụ hỗ trợ họp trực tuyến hiện nay đều cung cấp nhiều các tính năng, tác vụ chuyên nghiệp giúp cho doanh nghiệp triển khai các cuộc họp chất lượng cao giống như họp trực tiếp tại văn phòng. Bạn có thể ngồi máy tính và chia sẻ màn hình của mình đến tất cả các thành viên trong cuộc họp để mọi người có thể tập trung vào slide nội dung, số liệu thống kê mà bạn muốn trình bày, báo cáo.
Đảm bảo kỹ thuật không gặp phải sự cố
Tham gia họp trực tuyến là bạn sẽ làm việc với máy tính, điện thoại thông minh hoặc thêm vào đó là sự hỗ trợ của các thiết bị công nghệ khác nữa. Do đó trước khi tiến hành họp trực tuyến, dù là lần đầu hay nhiều lần tham gia họp dưới hình thức này thì bạn cũng nên kiểm tra tất cả các thiết bị công nghệ, kỹ thuật phục vụ cho cuộc họp được diễn ra đúng kế hoạch mà không vướng phải sự cố nào.
Lập kế hoạch chương trình
Bạn phải đề cập rõ ràng trong chương trình nghị sự vai trò của những người tham gia khác nhau. Điều này sẽ giúp mọi người chuẩn bị cho hội nghị đúng cách. Điều này cũng sẽ giúp cuộc họp trở nên rõ ràng và chính xác. Thay vì các cuộc họp dài, nhàm chán. Thời gian là tiền bạc, và đó chắc chắn là thứ mà bạn không muốn lãng phí khi không chuẩn bị.
Nắm rõ chương trình họp
Sau khi thông báo về thời gian diễn ra cuộc họp trực tuyến, hãy đảm bảo rằng bạn phải gửi tới các thành viên trong đội nhóm một thông báo nữa về để mọi người có thể nắm được chủ đề, nội dung và tài liệu nếu có trước cuộc họp từ 1 – 2 ngày. Bằng cách này, bạn đã cung cấp cho các thành viên những thông tin cần thiết nhất để họ có thể xác định rõ mục tiêu cuộc họp và có thêm thời gian chuẩn bị cho cuộc họp được triển khai hiệu quả và không bị phân tâm.
Khi nào bạn cần đến Teleconference ?
- Teleconference nói chung được tổ chức khi người tham gia được phân cách thông qua khoảng cách hoặc hoàn cảnh.
- Khi không thể đi lại vì điều kiện, địa lý, thời gian.
- Khi muốn tập trung một số lượng người lớn.
- Khi cần tổ chức họp thường xuyên.
- Khi các máy tính cần được xem hoặc thao tác bởi một số người tham gia.
- Khi có quyết định ngay lập tức.
Tổng kết
Trên đây chúng tôi đã chia sẽ đến bạn về giải pháp hội nghị trực tuyến và các lợi ích của nó. Hy vọng thông tin trong bài sẽ hữu ích với bạn. Cảm ơn bạn đã đón đọc!