Bạn không thể đầu tư làm ra một sự kiện với nội dung thật hay ho, hấp dẫn rồi… để đó cho mọi người tự tìm đến. Biết rằng “hữu xạ tự nhiên hương”, nhưng giữa quá nhiều những đối thủ cũng “hữu xạ” khác, bạn phải biết cách xúc tác để hương của mình bay đi xa hơn. Do đó, marketing cũng là một phần không thể thiếu trong tổ chức event. Dưới đây là những điều bạn cần biết về marketing cho sự kiện.

Event marketing hay marketing cho sự kiện là gì?
Event marketing là việc bạn sử dụng những công cụ, kĩ thuật và các kênh để quảng bá sự kiện tới khán giả, mục tiêu chính là thúc đẩy họ mua vé hoặc tới tham dự.

Có thể nói marketing có khả năng quyết định thành bại cho sự kiện của bạn, và là một cuộc chiến không hề đơn giản.

Timeline marketing cho sự kiện
Đương nhiên không thể có một chiến lược hay timeline nào hoàn hảo, vì mỗi sự kiện có những đặc điểm khác nhau, chẳng hạn như về thời gian, ngân sách hay thị trường mục tiêu. Dựa vào những gợi ý về những chiến thuật và ý tưởng event marketing phổ biến, bạn hãy tự lập ra một kế hoạch riêng cho sự kiện của mình.

Timeline sẽ được chia thành 4 giai đoạn:

Trước sự kiện (pre-event)
Ra mắt sự kiện (event launch)
Tiếp thị hàng ngày (day-to-day marketing)
Cú hích cuối cùng trước khi sự kiện đi vào hoạt động (last call)

Chiến lược marketing cho sự kiện
Mục đích chính của tiếp thị sự kiện vẫn là tăng nhận thức về sự kiện, hướng đến thúc đẩy mọi người tham gia, mua vé.

Đối với những người tham dự tiềm năng, hoặc những người đã từng tham dự trước đó, bạn cần đưa được họ vào giai đoạn nhận thức trong phễu marketing. Còn đối với những người đã nhận thức, đã biết về sự kiện, điều bạn cần làm là thuyết phục họ tham dự, là giai đoạn tạo quan tâm và chuyển đổi.

Dưới đây là một số phương pháp bạn có thể cân nhắc để đưa vào kế hoạch quảng bá sự kiện của mình.

GIAI ĐOẠN 1: PRE-EVENT
Đừng đợi đến lúc tất cả mọi thứ của sự kiện đã hoàn thành thì bạn mới bắt đầu tiếp thị và quảng bá. Marketing sẽ là một phần đi xuyên suốt quá trình tổ chức, cần được tiến hành ngay từ những khâu đầu tiên.

Đây là một số phương pháp bạn có thể áp dụng cho giai đoạn này.

Tạo một trang landing page riêng cho sự kiện
Biết bao nhiêu người quên mất rằng họ có thể tạo một trang dành riêng cho sự kiện (landing page) và duy trì, cập nhật nó để thu hút sự quan tâm từ sớm, ngay cả khi tất cả các chi tiết vẫn chưa được hoàn thiện. Bạn có thể thu thập được lượng khách hàng tiềm năng (leads) mà sau này có thể liên hệ lại.

Dùng blog posts nêu chủ đề, sứ mệnh
Bước tiếp theo trong chiến lược marketing sự kiện là nói với mọi người lý do tại sao bạn lại tổ chức nó, giống như là tuyên bố “sứ mệnh” vậy. Hãy sử dụng các bài đăng blog.

Các bài blog sẽ ít có nhiệm vụ bán hàng hơn là landing page. Chúng sẽ tập trung nói về chủ đề của sự kiện, nói về tầm quan trọng của sự kiện và thuyết phục mọi người rằng vì sao họ phải đến tham dự.

Thông báo trên social media
Các phương tiện truyền thông xã hội đóng vai trò tất yếu để quảng bá sự kiện, xây dựng cộng đồng và truyền bá “sứ mệnh” mà bạn đã viết trên blog bằng cách chia sẻ link. Ở giai đoạn này, bạn nên có một hashtag sự kiện và sử dụng nó xuyên suốt các bài đăng trên mạng xã hội.

Facebook quan trọng, nhưng không phải là duy nhất. Đừng quên thế giới social media rộng lớn đến mức nào. Tùy theo tính chất sự kiện và đối tượng tham dự mà bạn hướng đến, hãy xem xét sử dụng thêm Twitter, LinkedIn, Instagram, Snapchat, Pinterest, YouTube, Tumblr, Medium, Reddit, Quora… và rất nhiều những trang khác.

Tìm đối tác truyền thông
Hãy tìm và liên hệ với những đối tác hỗ trợ hoặc bảo trợ truyền thông từ trước khi sự kiện của bạn chính thức ra mắt. Bằng cách này, họ sẽ lên kế hoạch giúp bạn truyền thông từ sớm. Bạn cũng có thể yêu cầu những đơn vị hợp tác khác trong chương trình quảng bá cho bạn.

Liên hệ Influencer/KOL
Tương tự như việc tìm đối tác truyền thông, nếu có ý định mời Influencer hay KOL xuất hiện hay PR, quảng bá cho sự kiện, bạn nên liên hệ từ sớm. Đa phần những người này đều có lịch trình bận rộn và không phải lúc nào cũng sẵn sàng cho lời đề nghị của bạn.

Ngay cả khi họ đã đồng ý hợp tác, bạn cũng rất cần chuẩn bị một vài phương án dự phòng vì tình trạng Influencer/KOL “hủy kèo” bất ngờ không phải là hiếm.

GIAI ĐOẠN 2: EVENT LAUNCH
Cần chuẩn bị gì cho giai đoạn ra mắt sự kiện để gây ấn tượng tốt với mọi người? Trong thời gian này, bạn vẫn tiếp tục lên bài, thông báo đều đặn trên blog, các kênh social và các kênh đối tác, hỗ trợ truyền thông.

Ngoài ra, hãy xem xét triển khai những hoạt động sau.

Gửi email marketing
Theo báo cáo của ngành công nghiệp sự kiện, email được các nhà tổ chức sự kiện bình chọn là chiến thuật hiệu quả nhất mà lại ít tốn kém, và chắc chắn nó sẽ là trọng tâm trong chiến dịch của bạn. Khi sự kiện đã sẵn sàng để “lên sóng” hãy gửi số lượng lớn email cho những khách hàng tiềm năng của bạn.